Komandoje gali dirbti labai stiprūs žmonės: patyrę, atsakingi, išmanantys savo sritį. Ir vis tiek nutinka keistas dalykas: darbai stringa, susirinkimų daug, o aiškumo mažai. Vieni sako: „juk buvo sutarta“. Kiti atsako: „aš supratau kitaip“. Treti tyliai daro „kaip jiems atrodo“, o vėliau visi stebisi rezultatu.
Toks „nesusikalbėjimas“ dažnai nėra apie tai, kad kažkas kvailas ar tingus. Dažniau tai apie tai, kad komandoje trūksta kelių paprastų dalykų: bendro tikslo vienu sakiniu, aiškios sprendimo teisės, atsakomybių ir susitarimų patikrinimo. Pridėkite skirtingus darbo stilius, skirtingą tempą ir tono jautrumą – ir net geri specialistai ima „kliūti“ vienas už kito.
Žemiau – aiškiai: kas vyksta iš tikrųjų, kodėl tai nutinka, kaip atpažinti požymius ir ką konkrečiai daryti, kad komanda susikalbėtų be papildomos įtampos.
Nesusikalbėjimas nėra kompetencijos stoka – kas vyksta iš tikrųjų
Specialistai dažnai mato tą pačią situaciją iš skirtingų kampų. Vienas mąsto „kaip padaryti greičiau“, kitas – „kaip padaryti saugiau“, trečias – „kaip padaryti patikimai“. Visi teisūs, bet jei nėra aiškaus bendro susitarimo, jie pradeda kalbėti skirtingomis „kalbomis“.
Dar viena priežastis – prielaidos. Kiekvienas atsineša savo patirtį: kas jam „norma“, kas „savaime suprantama“, kas „akivaizdu“. Komandoje šios prielaidos susiduria. Tuomet ginčas atrodo kaip apie darbą, bet dažnai jis apie prasmę: ką laikome geru rezultatu, kas yra prioritetas, kas už ką atsakingas.
Ir galiausiai – perdavimo taškai. Kuo daugiau žmonių liečia užduotį, tuo didesnė tikimybė, kad informacija „pasikeis“: kažkas neišgirs, kažkas supras savaip, kažkas nutylės, nes nenori atrodyti „nežinantis“. Būtent dėl to komandos komunikacija turi būti ne tik „gera“, bet ir aiškiai sutarta.
Šešios priežastys, kodėl komanda nesusikalba
Neįvardytas tikslas: sprendimas ar išsiaiškinimas
Susirinkimas prasideda, visi kalba, bet niekas neįvardija, ko šiuo pokalbiu siekiama. Vieni ateina priimti sprendimo, kiti – pasidalinti informacija, treti – išsiaiškinti rizikas. Tuomet vieniems atrodo, kad „per daug kalbų“, o kitiems – kad „per greitai darome išvadas“.
Ką daryti: pradžioje pasakyti vieną sakinį: „Šio pokalbio tikslas – (1) apsispręsti / (2) išsiaiškinti / (3) susitarti dėl veiksmų.“ Tai sumažina trintį, nes visi kalba į tą pačią kryptį.
Skirtingos sąvokos: tas pats žodis – kita prasmė
Komandoje dažnai vartojami žodžiai „greitai“, „kokybiškai“, „baigta“, „paruošta“, „patikrinta“. Problema ta, kad kiekvienam tai gali reikšti ką kita. Vienam „baigta“ reiškia „mano dalis padaryta“, kitam – „viskas patikrinta ir perduota“, trečiam – „galima naudoti be papildomų klausimų“.
Ką daryti: susitarti dėl apibrėžimų. Paprastai. Ne dokumentais, o sakiniu: „Šioje komandoje ‘baigta’ reiškia: (a) padaryta, (b) patikrinta, (c) informuotas X.“ Kai sąvokos sutampa, dingsta pusė nesusipratimų.
Neaiški sprendimo teisė: kas nusprendžia, jei nesutariame
Nesusikalbėjimas dažnai kyla ne todėl, kad nėra nuomonių. O todėl, kad nėra aišku, kas priima galutinį sprendimą. Tuomet ginčai tęsiasi, sprendimai „išplaukia“, o po to visi jaučiasi nusivylę: vieni – kad jų neklauso, kiti – kad niekas neprisiima atsakomybės.
Ką daryti: kiekvienam klausimui įvardyti sprendimo teisę: „Šiame sprendime galutinį žodį turi…“ arba „Sprendžiame kartu, bet jei nesutariame per 15 minučių, nusprendžia…“ Aiškumas čia yra pagarba visų laikui.
Neaiškios atsakomybės: kas padaro, kas patikrina, kas informuoja
Dažnas komandos scenarijus: „tai kas paims?“ – tyla. Arba: „aš galvojau, kad tu“ – ir vėl tyla. Net geriausi specialistai gali praleisti žingsnį, jei atsakomybė neįvardyta aiškiai. Ypač kai užduotis pereina per kelias rankas.
Ką daryti: susitarimą uždaryti trimis aiškiais punktais: kas padaro, iki kada, kaip patikrinam ir kam pranešam. Vienas sakinys gali atrodyti formalus, bet jis sutaupo valandų taisymų.
Skirtingi tempai ir skirtingas tikslumo poreikis
Vienam svarbu greitis: geriau padaryti ir taisyti, negu stovėti vietoje. Kitam svarbu tikslumas: geriau padaryti lėčiau, bet patikimai. Abu požiūriai reikalingi. Bet jei nesusitariama, kuris šiuo metu svarbesnis, atsiranda įtampa: greitas žmogus mato „stabdžius“, tikslus žmogus mato „chaosą“.
Ką daryti: atskirti situacijas. „Šiandien prioritetas – greitis, todėl darome minimalų sprendimą ir pasitikriname rytoj.“ Arba: „Šioje vietoje prioritetas – tikslumas, todėl skiriame papildomą patikrą.“ Kai prioritetas įvardytas, tempų skirtumas nebežeidžia.
Trūksta saugumo pasakyti „nesupratau“ arba „matau riziką“
Komandoje žmonės kartais nutyli ne todėl, kad jiems nerūpi. O todėl, kad nenori atrodyti nekompetentingi, nenori „sukelti problemų“ ar bijo, kad bus nuvertinti. Tada klausimai neįvardijami laiku, rizikos išlenda vėliau, o „nesusikalbėjimas“ tampa nuolatiniu fonu.
Ką daryti: susitarti dėl normos: klausti ir kelti rizikas yra profesionalu. Vadovui ir patyrusiems žmonėms verta tai parodyti pavyzdžiu: „Aš šitoje vietoje nesu tikras, pasitikrinu“ arba „Aš matau riziką, aptarkime.“ Kai tai tampa įprasta, komanda ima kalbėti atviriau ir anksčiau.
Kaip atpažinti, kad problema jau čia (požymiai)
Jei atpažįstate kelis punktus – greičiausiai komandoje yra ne „žmonių problema“, o susitarimų ir aiškumo problema:
- Susirinkimai ilgi, bet po jų neaišku, kas ką daro.
- Žmonės sako „sutarta“, bet negali pakartoti susitarimo vienodai.
- Dažnai girdite „aš supratau kitaip“ arba „man niekas nesakė“.
- Sprendimai priimami, bet nevykdomi, nes neaišku, kas atsakingas.
- Problemos išlenda „po fakto“, nors buvo galima jas numatyti.
- Komandoje daug sarkazmo, pertraukinėjimo arba tylaus pasipriešinimo.
Gera žinia: didelė dalis to sutvarkoma ne „motyvacijomis“, o aiškiais darbo susitarimais.
Praktinis sprendimas: penki komandos susitarimai, kurie mažina trintį
Žemiau – penki susitarimai, kuriuos galima įdiegti be didelių reformų. Svarbiausia – nuoseklumas.
- 1) Tikslas vienu sakiniu. Kiekvienam svarbesniam pokalbiui: „Šiandien siekiame…“ Jei tikslas neaiškus, pokalbis išsiskaido.
- 2) Sprendimo teisė. Aiškiai: kas turi galutinį žodį ir kada. Tai nereiškia, kad kiti nesvarbūs. Tai reiškia, kad sprendimai neužstringa.
- 3) Atsakomybės ir terminas. „Kas padaro, iki kada, kokiu pavidalu.“ Jei reikia – ir „kas patikrina“ bei „kam praneša“.
- 4) Supratimo patikrinimas. Prieš užbaigiant: vienas žmogus perfrazuoja susitarimą. Ne „taip taip“, o aiškiai: kas ką daro.
- 5) Rizikų kėlimas be baimės. Norma: „Jei matai riziką, sakai anksti.“ Ir norma: „Jei kažko nesupratai, klausi dabar.“
Šie susitarimai nėra „biurokratija“. Tai higiena, kuri saugo laiką ir tarpusavio pagarbą.
Aštuoni sakiniai, kurie stabdo nesusikalbėjimą (paruošti naudoti)
Kai komandoje kyla įtampa arba neaiškumas, padeda ne ilgos kalbos, o trumpos, aiškios frazės. Štai aštuonios, kurias verta turėti po ranka:
- „Kad būtume vienodai supratę, perfrazuoju…“
- „Koks šio pokalbio tikslas: sprendimas ar išsiaiškinimas?“
- „Kas šiame klausime priima galutinį sprendimą?“
- „Koks bus geras rezultatas – kaip jį atpažinsime?“
- „Kas, iki kada ir kokiu pavidalu tai padaro?“
- „Kas patikrina ir kam pranešame, kad baigta?“
- „Ką matai kaip riziką ir ko tau reikia, kad ją suvaldytume?“
- „Sustokime: kalbėkime apie veiksmą, o ne apie žmogų.“
Vien šių frazių įvedimas dažnai pakeičia komandos toną. Nes jos grąžina pokalbį į tikslą, atsakomybes ir aiškumą.
Skirtingi bendravimo stiliai: kodėl geri specialistai „kliūna“ vienas už kito
Net kai susitarimai aiškūs, komandoje lieka dar vienas sluoksnis – bendravimo stilius. Vieni kalba tiesiai ir greitai. Kiti kalba apgalvotai ir atsargiai. Vieni mėgsta faktus ir tikslumą. Kiti orientuojasi į bendrą vaizdą ir kryptį. Kai spaudimas didėja, šie skirtumai dar labiau išryškėja.
Todėl kartais atrodo, kad konfliktas „apie darbą“, bet iš tikrųjų jis apie tai, kaip žmogus priima informaciją ir kaip reaguoja į spaudimą. Jei norite greičiau suprasti savo kryptį ir lengviau prisitaikyti prie kolegų, gali padėti disc testas lietuviškai. Jis padeda aiškiau įsivardyti, kas jums natūralu, kas jus erzina ir kokios sąlygos jums padeda dirbti ramiai.
Svarbiausia mintis: skirtingi stiliai nėra problema. Problema atsiranda, kai apie juos nekalbama ir kai nėra bendrų darbo taisyklių. Kai taisyklės aiškios, stiliai tampa komandos stiprybe.
Ką padaryti per artimiausias 7 dienas
Jei norite greito pokyčio, nereikia pradėti nuo didelių programų. Pradėkite nuo mažo, bet tvirto įpročio.
- 1–2 diena: įveskite tikslą vienu sakiniu kiekvienam susirinkimui.
- 3–4 diena: kiekvieną susitarimą uždarykite „kas / iki kada / kaip patikrinam / kam pranešam“.
- 5 diena: susitarkite dėl sprendimo teisės bent vienoje dažnai stringančioje temoje.
- 6 diena: įveskite supratimo patikrinimą – vienas žmogus perfrazuoja susitarimą.
- 7 diena: 15 minučių peržiūra: kas suveikė, kas dar neaišku, ką paliekame kaip komandos taisyklę.
Jei norite dar aiškiau pamatyti, kodėl komandoje vieni reaguoja greitai ir tiesiai, o kiti – atsargiai ir su detalėmis, verta pasižiūrėti ir į asmenybės testai. Kai žmonės geriau supranta savo stilių, mažiau asmeniškai priima skirtumus ir lengviau susitaria dėl bendro darbo ritmo.
Apibendrinimas: nesusikalbėjimas komandoje dažniausiai kyla ne todėl, kad žmonės blogi specialistai. Jis kyla tada, kai trūksta aiškaus tikslo, apibrėžimų, sprendimo teisės, atsakomybių ir saugumo klausti. Sutvarkius šiuos pagrindus, komanda pradeda judėti greičiau ir ramiau.
Dažniausiai įduodami klausimai
Kodėl geri specialistai vis tiek nesusikalba?
Nesusikalbėjimas dažniausiai kyla ne iš žinių stokos, o iš neaiškių susitarimų: neįvardyto tikslo, skirtingų sąvokų, neaiškios sprendimo teisės ir atsakomybių. Skirtingi darbo tempai ir bendravimo stiliai šią problemą dar sustiprina.
Kaip sutrumpinti susirinkimus, bet nepamesti aiškumo?
Pradėkite nuo tikslo vienu sakiniu, o pabaigoje uždarykite susitarimą: kas padaro, iki kada, kaip patikrinama ir kam pranešama. Jei dar pridėsite supratimo patikrinimą (perfrazuojant), susirinkimai trumpėja, nes mažėja taisymų po to.
Ką daryti, jei komandoje bijoma pasakyti „nesupratau“?
Sutarkite, kad klausti yra norma, ir parodykite tai pavyzdžiu. Vadovui verta garsiai pasitikrinti prielaidas („noriu pasitikslinti“) ir dėkoti už klausimus. Taip žmonės mato, kad klausimas nėra silpnumas, o profesionalumas.
Kaip susitarti, kai vieni nori greitai, o kiti – tiksliai?
Įvardykite prioritetą konkrečiai situacijai: šį kartą svarbiausia greitis ar tikslumas. Jei prioritetas neįvardytas, žmonės ginčijasi iš principo. Jei prioritetas aiškus, komanda gali susitarti dėl minimalaus sprendimo arba papildomos patikros.
Ar verta komandai įsivardyti bendravimo stilius?
Taip, jei tai daroma praktiškai: kad lengviau suprastume, kas ką erzina, kaip kas reaguoja į spaudimą ir kaip vienas kitam pateikti informaciją. Tam gali pasitarnauti ir disc online mokymai, ypač jei komandoje daug skirtingų tempų ir požiūrių.
